Wie wir unsere Konzentration im Arbeitsalltag stärken können
Mehr Fokus, weniger Zerstreuung
Es gibt Arbeitstage, an denen die Gedanken mühelos bei der Sache bleiben. Eine Aufgabe geht in die nächste über, Entscheidungen fallen schnell, und am Ende des Tages ist erstaunlich viel geschafft. Und dann gibt es diese anderen Tage: Man liest denselben Absatz dreimal, schweift mit den Gedanken ab und ertappt sich dabei, wie man zum wiederholten Mal den Posteingang öffnet, obwohl dort eigentlich gar nichts Dringendes wartet. Das Smartphone liegt griffbereit, irgendwo blinkt eine neue Nachricht – und die Konzentration ist dahin.
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Nicht jede Stunde ist gleich
Der erste Schritt zu mehr Konzentration besteht möglicherweise darin, sich von einem verbreiteten Missverständnis zu verabschieden: dass ein guter Arbeitstag zwangsläufig ein Tag ohne Leistungstief sein muss. Unsere Aufmerksamkeit verändert sich im Laufe des Tages. Phasen hoher geistiger Klarheit wechseln sich mit Momenten ab, in denen uns selbst einfache Aufgaben schwererfallen. Das ist kein persönliches Versagen, sondern Teil ganz normaler menschlicher Leistungsfähigkeit.
Statt gegen diese Schwankungen anzukämpfen, kann es sinnvoll sein, sie zu berücksichtigen. Wer beispielsweise feststellt, dass komplexe Aufgaben am Vormittag leichter fallen, kann diese Zeit möglichst für konzeptionelle Arbeit, Schreiben oder wichtige Entscheidungen reservieren. Routinetätigkeiten wie E-Mails, Ablage oder organisatorische Aufgaben können dagegen in Phasen wandern, in denen die Konzentration ohnehin etwas nachlässt. Es geht dabei nicht um ein starres Produktivitätssystem. Der eigene Rhythmus ist individuell. Entscheidend ist vielmehr, ihn überhaupt wahrzunehmen.
Eine Aufgabe verdient ungeteilte Aufmerksamkeit
Eine der größten Herausforderungen für die Konzentration ist das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeiten. Im Arbeitsalltag wirkt es zunächst effizient, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen: Während eine Präsentation entsteht, bleibt das E-Mail-Programm geöffnet, Nachrichten erscheinen auf dem Smartphone und zwischendurch wird noch schnell eine Frage beantwortet. Tatsächlich springt die Aufmerksamkeit dabei ständig von einer Aufgabe zur nächsten. Nach einer Unterbrechung muss sich der Kopf zunächst wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit, ihre Ziele und die relevanten Informationen einstellen. Gerade bei anspruchsvoller geistiger Arbeit kann das erheblich sein.
Die einfache Gegenmaßnahme lautet deshalb: Wenn eine Aufgabe Konzentration erfordert, sollte sie möglichst eine Zeit lang die einzige Aufgabe sein.
Das kann bedeuten, Benachrichtigungen auszuschalten, das E-Mail-Programm zu schließen oder das Smartphone außer Reichweite zu legen. Nicht für den gesamten Arbeitstag – sondern beispielsweise für 30, 45 oder 60 Minuten.
Allein die Entscheidung, für einen begrenzten Zeitraum nicht erreichbar sein zu müssen, kann bereits für mehr Ruhe sorgen.
Das Unangenehme wird selten angenehmer, wenn man es aufschiebt
Es gibt Aufgaben, die wir besonders gerne vor uns herschieben. Nicht unbedingt, weil sie schwierig sind. Manchmal sind sie einfach unangenehm, langweilig oder mit Unsicherheit verbunden. Der komplizierte Bericht wartet. Der Anruf, den man lieber nicht tätigen möchte, wird auf später verschoben.
Das Problem: Die aufgeschobene Aufgabe verschwindet nicht. Sie bleibt im Hinterkopf und kann dort zusätzlich Aufmerksamkeit binden. Prokrastination hat dabei wenig mit einfacher Faulheit zu tun. Häufig geht es darum, kurzfristig unangenehme Gefühle zu vermeiden. Wer eine unangenehme Aufgabe aufschiebt, fühlt sich für einen Moment erleichtert. Langfristig können jedoch Zeitdruck, Stress und Unzufriedenheit entstehen.
Hilfreich ist deshalb häufig eine möglichst niedrige Einstiegsschwelle. Nicht: „Heute muss ich den gesamten Bericht fertig bekommen.“ Sondern: „Ich öffne das Dokument und schreibe zunächst die Überschrift und die ersten drei Sätze.“ Nicht: „Ich muss dieses riesige Projekt endlich in Ordnung bringen.“ Sondern: „Ich notiere zunächst, welche Punkte überhaupt offen sind.“
Der erste Schritt muss nicht groß sein. Er muss nur konkret genug sein, um tatsächlich begonnen zu werden. Nicht selten entsteht die Konzentration nämlich erst während des Arbeitens – und nicht vorher.
Pausen sind Teil guter Arbeit
Wer konzentriert arbeiten möchte, könnte auf die Idee kommen, möglichst lange ohne Unterbrechung am Schreibtisch zu bleiben. Schließlich scheint jede Pause zunächst wie verlorene Arbeitszeit.
Das Gegenteil kann der Fall sein. Kurze Pausen können dazu beitragen, Müdigkeit zu reduzieren und das Gefühl von Energie und Wachheit zu verbessern. Sie sind allerdings kein magischer Produktivitätsknopf. Studien zeigen zwar Erholungseffekte, ein pauschaler Leistungsvorteil lässt sich nicht für jede Tätigkeit und jede Art von Pause feststellen.
Entscheidend ist deshalb auch, „wie“ wir pausieren. Wer vom Schreibtisch aufsteht, ein Glas Wasser holt, ein paar Schritte geht oder für einige Minuten nach draußen schaut, schafft einen tatsächlichen Abstand zur Aufgabe. Wer dagegen in der Pause lediglich zwischen E-Mails, Nachrichten und sozialen Medien wechselt, gibt dem Kopf möglicherweise keine echte Erholung.
Eine gute Pause muss dabei weder lang noch spektakulär sein. Manchmal reichen wenige Minuten, in denen man bewusst etwas anderes tut.
Der eigene Rhythmus ist wichtiger als die perfekte Produktivitätsregel
Im Internet findet sich eine beinahe unüberschaubare Zahl an Methoden, Regeln und Zeitmanagement-Systemen. Manche Menschen arbeiten am liebsten früh am Morgen, andere erreichen erst am späteren Vormittag oder am Nachmittag ihre höchste Konzentration.
Deshalb ist Vorsicht bei allgemeinen Produktivitätsrezepten angebracht. Die vielzitierte Regel, schwierige Aufgaben immer gleich morgens zu erledigen, kann für manche Menschen sinnvoll sein – für andere nicht. Auch eine bestimmte Arbeits- und Pausenlänge muss nicht für jeden gleichermaßen funktionieren.
Interessanter ist die persönliche Beobachtung:
- Wann kann ich besonders gut schreiben?
- Wann fällt mir analytisches Denken leicht?
- Wann bin ich eher bereit für Gespräche und organisatorische Aufgaben?
- Und wann merke ich, dass meine Aufmerksamkeit deutlich nachlässt?
Schlaf lässt sich nicht wegorganisieren
Bei der Suche nach mehr Konzentration wird ein entscheidender Faktor gerne unterschätzt: Schlaf.
Wer zu wenig oder schlecht schläft, kann am nächsten Tag nicht einfach durch noch mehr Disziplin ausgleichen, was dem Körper fehlt. Schlafmangel beeinträchtigt unter anderem die Fähigkeit, die Aufmerksamkeit über längere Zeit aufrechtzuerhalten. Das bedeutet nicht, dass jede Konzentrationsschwierigkeit auf fehlenden Schlaf zurückzuführen ist. Es zeigt aber, dass Konzentration nicht ausschließlich eine Frage der Arbeitsorganisation ist.
Manchmal hilft nicht die nächste To-do-Liste, sondern schlicht eine Nacht mit ausreichend Schlaf.
Konzentration braucht zudem körperliche Bewegung
Selbst Bewegung gehört zu den Grundlagen eines leistungsfähigen Arbeitstages. Gerade bei Tätigkeiten, die überwiegend im Sitzen stattfinden, ist es sinnvoll, nicht stundenlang in derselben Position zu verharren.
Dabei muss aus der Arbeitspause kein Sportprogramm werden. Ein kurzer Spaziergang, ein paar Schritte durchs Büro oder ein Gang nach draußen können bereits für einen bewussten Wechsel sorgen.
Der eigentliche Gewinn liegt dabei nicht nur in der Bewegung selbst. Eine kurze räumliche Distanz zur aktuellen Aufgabe kann helfen, gedanklich Abstand zu gewinnen. Wer anschließend an den Arbeitsplatz zurückkehrt, startet nicht selten mit einem etwas klareren Blick.
Konzentration beginnt mit einer Entscheidung
Mehr Konzentration entsteht selten durch einen einzigen großen Trick. Meist sind es kleine Entscheidungen, die sich im Laufe eines Arbeitstages summieren...
- Das Smartphone bleibt während einer anspruchsvollen Aufgabe in der Tasche.
- Das E-Mail-Programm wird nicht permanent geöffnet gelassen.
- Eine wichtige Aufgabe wird klar benannt, bevor man mit ihr beginnt.
- Unangenehme Tätigkeiten werden in kleine, konkrete Schritte zerlegt.
- Pausen werden nicht als Zeitverschwendung betrachtet.
- Und Phasen geringerer Leistungsfähigkeit werden nicht automatisch als persönliches Versagen interpretiert.
Konzentration ist keine Eigenschaft, die man einmal einschaltet und anschließend über den gesamten Arbeitstag aufrechterhält. Sie ist eine begrenzte Ressource, die beansprucht wird, sich erholen muss und immer wieder neu ausgerichtet werden kann.
Fazit:
Konzentriertes Arbeiten bedeutet nicht, möglichst lange ohne Pause am Schreibtisch zu sitzen oder jede freie Minute produktiv zu nutzen. Es bedeutet vielmehr, die eigenen geistigen Ressourcen ernst zu nehmen. Dazu gehört, die persönlichen Leistungsphasen zu kennen, Ablenkungen bewusst zu reduzieren und anspruchsvollen Aufgaben die Aufmerksamkeit zu geben, die sie verdienen. Ebenso wichtig sind Pausen, Bewegung und ausreichend Schlaf. Und manchmal beginnt konzentriertes Arbeiten ganz unspektakulär damit, eine unangenehme Aufgabe nicht noch eine weitere Stunde vor sich herzuschieben.
*Alle Angaben ohne Gewähr
